Zásady zpracování osobních údajů
účinné od: [2. 9. 2025]
verze: [v1.0]
Tyto Zásady vysvětlují, jak ZO ČSOP Polabí, IČO: 708 43 473, se sídlem Na Zálesí 1473, 290 01 Poděbrady, web www.nahusliku.cz, e-mail info@ekocentrumhuslik.cz, („správce“, „my“) zpracovává osobní údaje fyzických osob.
1) Kdo je správce a jak nás kontaktovat
Správcem je Jakub Vaněk. Kontaktní e-mail pro ochranu osobních údajů: info@ekocentrumhuslik.cz.
2) Jaké údaje zpracováváme a z jakých zdrojů
Zpracováváme zejména:
- Dárci a podporovatelé: identifikační a kontaktní údaje, platební/variabilní symboly, historie darů;
- Dobrovolníci a uchazeči o spolupráci: identifikační a kontaktní údaje, údaje z CV/motivace a komunikace;
- Návštěvníci webu a sociálních sítí: technické údaje (IP, logy), cookies a obdobné identifikátory (viz níže);
- Účastníci akcí a návštěvníci střediska: identifikační a kontaktní údaje, případně fotografie/video z veřejných akcí;
- Dodavatelé a partneři: identifikační, kontaktní a fakturační údaje.
Údaje získáváme přímo od vás, případně z veřejných registrů, od partnerů akce (seznamy účastníků) či z poskytovaných služeb (platební brána, účetnictví).
3) Účely, právní základy a doby uchování
Zpracování vždy vážeme na konkrétní účel a právní základ (čl. 6 GDPR); typicky:
Účel: Přijetí a administrace darů, vystavení potvrzení
Právní základ: plnění smlouvy / právní povinnost (účetní, daňové)
Doba uchování: po dobu smluvního vztahu a následně dle zákonných lhůt (obvykle 5–10 let)
Účel: Vedení účetnictví a daňová agenda
Právní základ: právní povinnost
Doba uchování: podle zákona o účetnictví a daňových předpisů (obvykle 5–10 let)
Účel: Komunikace a podpora (odpovědi na dotazy)
Právní základ: oprávněný zájem / plnění smlouvy
Doba uchování: po dobu řešení + 3 roky
Účel: Fundraising, PR, přímý marketing (newsletter)
Právní základ: souhlas; u stávajících podporovatelů za podmínek zákona 480/2004 Sb.
Doba uchování: do odvolání souhlasu / vznesení námitky
Účel: Organizace akcí, evidence dobrovolníků
Právní základ: plnění smlouvy / oprávněný zájem
Doba uchování: po dobu spolupráce + 3 roky
Účel: Bezpečnost areálu (pokud provozujeme kamerový systém)
Právní základ: oprávněný zájem; dle metodiky ÚOOÚ
Doba uchování: dle odůvodněné doby, obvykle v řádu dnů/týdnů
Pozn.: Zákonné lhůty pro účetní a daňové doklady v ČR se typicky pohybují mezi 5–10 lety (účetnictví a DPH). Konkrétní lhůty uveďte vnitřním předpisem.
4) Přímý marketing (newslettery)
E-mailová obchodní sdělení zasíláme pouze:
- na základě souhlasu, nebo
- v režimu § 7 odst. 3 zákona 480/2004 Sb. stávajícím zákazníkům/podporovatelům a vždy s jednoduchou možností odhlášení v každém e-mailu.
5) Cookies a online identifikátory
Na webu používáme pouze nezbytné cookies bez souhlasu; všechny ostatní (analytické, marketingové) ukládáme a čteme pouze s vaším souhlasem dle § 89 odst. 3 zákona o elektronických komunikacích. Detailní přehled najdete v samostatné Cookie policy a v nastavení cookie lišty, kde lze souhlas kdykoli změnit/odmítnout.
6) Příjemci a zpracovatelé
Údaje mohou zpracovávat naši smluvní zpracovatelé (hosting/web, e-mailing, platební brána, účetní/daňový poradce, IT, marketingové a analytické nástroje) vždy jen podle našich pokynů a s odpovídajícími garancemi.
7) Předávání do třetích zemí
Používáme-li poskytovatele mimo EHP (typicky cloud/e-mailing/analytika), dbáme na odpovídající záruky:
- EU–US Data Privacy Framework (DPF) – předávání k organizacím certifikovaným v DPF (rozhodnutí Komise 2023/1795), nebo
- Standardní smluvní doložky (SCC) 2021/914.
Aktuální přehled konkrétních příjemců uveďte do tabulky v části „Příjemci“.
8) Práva subjektů údajů
Máte právo požadovat přístup (čl. 15), opravu (čl. 16), výmaz (čl. 17), omezení (čl. 18), přenositelnost (čl. 20), vznášet námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu či proti přímému marketingu (čl. 21). Na žádosti reagujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce (lze prodloužit o 2 měsíce u složitých žádostí).
Jak práva uplatnit: napište na info@ekocentrunhuslik.cz nebo poštou na Na Zálesí 1473, 290 01 Poděbrady. V odůvodněných případech můžeme vyžádat přiměřené ověření totožnosti.
Stížnost: Máte právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.
9) Zpracování dětí
U služeb informační společnosti je v ČR vyžadován souhlas dítěte od 15 let; mladší děti potřebují souhlas zákonného zástupce.
10) Kamerové systémy
V areálu používáme kamery, postupujeme dle metodiky ÚOOÚ (2024): zřetelně informujeme, nastavujeme přiměřené záběry, odůvodňujeme dobu uchování a přijímáme technická/organizační opatření. Podrobnosti (účely, právní titul, doby uchování a kontakty) jsou k dispozici na vyžádání.
11) Bezpečnost a důvěrnost
Uplatňujeme přiměřená technická a organizační opatření (řízení přístupů, šifrování, smlouvy se zpracovateli, školení). V případě porušení zabezpečení postupujeme podle GDPR (oznámení dozorovému úřadu/subjektům, pokud je to vyžadováno).
12) Změny zásad
Zásady můžeme aktualizovat (např. při změně technologií, legislativy). Vždy uvedeme nové datum účinnosti a významné změny sdělíme vhodným způsobem.
